在快速变化的商业环境中，企业的存货不仅是静态的“资产”，更是动态流动的“血液”。然而，当财务账面上的数字与仓库中的实物长期无法吻合时，这不仅意味着资产的虚增或隐匿，更暴露出管理链条的断裂与协同机制的失灵。
今天，我们不再讨论“是否应该盘点”，而是直面一个更为根本的问题：当存货管理跨越多个部门、涉及复杂流程，并积累了显著的历史差异时，我们该如何通过一次系统性的全面盘点，不仅摸清家底，更重构责任、重建信任、重启规范？
这不仅仅是一次仓库的清查，更是一场管理的校准、一次组织的对话，以及一个新时代管理起点的重要仪式。
第一部分：回归原点——存货究竟是谁的责任？（职责划分教学）
在很多人印象中，货在仓库，那自然就是仓储部的事，这是一个巨大的误解。
一个健康的存货管理闭环，本质是 “业务驱动、实物流转、财务同步” 三道链条的精密咬合。任何一个环节的错位或延迟，都会导致账实差异。周期性盘点并非额外工作，而是对整个链条各环节执行质量的一次系统性检验与校准。
结合核心部门职责，其标准链条可描述为：
需求计划（业务） → 采购实施（采购部） → 质量验收（质控部） → 实物入库（仓储） → 价值入账（财务） → 销售下单（业务） → 实物出库（仓储） → 成本核销（财务）。
任何一个环节掉链子，账实差异就会产生，且责任难以厘清。 因此，日常管理中各司其职，是基础；而盘点，正是对各部门履职结果的联合检验。
如果把存货管理比作一场接力赛，那么：
业务部 —— 赛程的“发令员”与“教练”
核心角色：价值实现与需求发起者。
日常责任：
1、采购决策：你要卖什么、卖多少？向谁采购？这直接决定了有什么货进来。
2、库存定额：为了满足销售，需要备多少安全库存？这个数字直接影响库存资金的占用。
3、产品去化：货卖不出去、过期了，需要你去沟通促销或处理。你是存货的“第一责任人”。
为什么盘点必须有你？因为只有你能判断：这个货是不是我们要的？它值不值账上的价钱？还能不能卖？你的签字，是对存货“现实价值”的确认。
仓储部 —— 赛程的“跑道维护员”与“接力员”
核心角色：实物保管与流转执行者。
日常责任：
1、数量保管：确保入库、出库数量准确，在库期间不丢失、不少件。
2、状态保管：按规存放（如温湿度、效期管理），保证货物在库质量。
3、物理流转：准确、及时地执行收、发、存操作。
为什么盘点必须有你？因为你最清楚货在哪里、怎么放的、有没有特殊情况。你的签字，是对存货“数量与物理状态”的确认。
财务部 —— 赛程的“计时员”与“记分员”
核心角色：价值核算与流程监督者。
日常责任：
1、价值记账：根据业务、仓储的原始单据，对存货进行货币化计量，记入公司总账。
2、账务监督：审核出入库单据的合规性与完整性，确保账务处理有据可依。
3、信息反映：通过报表，向管理层反馈存货的金额、周转等财务状况。
为什么盘点必须有你？因为你是连接“实物”与“资金”的桥梁。你的职责是核对“物”与“账”，并最终在财务报表中反映真实情况。你的签字，是对“账面数据准确性”的背书。
采购部 —— 赛程的“秩序维持者”
核心角色：存货供应链的执行，并承担着对冲销售端风险的职责。
日常责任：
1、品质引入：评估并引入合格的供应商，确保其具备合法资质与生产能力，从源头锁定产品质量。评估供应商的供货稳定性、价格竞争力、退换货配合度等。
2、成本与条款缔结：负责谈判采购价格、付款账期、返利条款及最重要的——UDI合规性、包装规格等交付标准，直接决定存货的账面价值与可管理性。
3、订单执行：根据销售部发起采购需求，完成“以销定采”或根据预测进行战略囤货的下单、跟单、收货协调工作。
4、库存管理协同：考虑到公司的实际采购需求源于销售端的市场预测与订单，销售部门对库存水位目标的设定拥有主要话语权。在此模式下，采购部不应仅是被动执行，而应主动发挥专业审核与协同调控的作用，与销售部、仓储部紧密协作，共同管理库存水位，优化库存结构，以有效预防和应对药品过期、损耗等库存风险。
为什么盘点可以没有你，但存货管理绝不能没有你？
采购部作为公司供应链的重要支持部门，其工作聚焦于保障采购执行的及时性与规范性。虽然因职责分工与人力配置原因，不直接参与周期性的存货盘点工作，但采购部在订单处理、供应商联络、票据对接等方面发挥着持续性的支持作用，是公司采购流程顺畅运转的重要一环。
质控部 —— 赛事的“审查委员会”
核心角色： 存货“合规性”与“状态合法性”的最终裁决者。
日常责任：
1、入场资格终审（入库验收）： 在货物进入仓库前，执行最终核查。核对实物与随货单证，重点裁决UDI码的合规性、有效期、注册证信息、包装完整性，只有经你裁定合格的货物才能获得“参赛资格”。
2、在库状态监督： 监督仓库环境（温湿度、分区等）是否符合GSP等法规要求，定期审计仓储操作流程，确保“比赛场地”和“比赛过程”本身合规。
3、问题与偏差处理： 对不合格品、退货品、近效期品进行判定，并监督其隔离、销毁或处理流程，行使“判罚”与“仲裁”职责。
4、法规对接与迎检： 负责应对药监部门的飞检，确保所有管理痕迹符合法规要求，是公司合规经营的“守门人”。
为什么盘点可以没有你，但存货管理绝不能没有你？
因为你的职责不是周期性地数数，而是持续地确保每一个数出来的“数”背后的实物，都是合法、合格、有效的。你通过严格的准入审查和过程监督，确保了盘点对象的“纯度”与“合法性”。你的存在，是盘点结果具备法律与商业价值的根本保证。
第二部分：正视现实——为什么现在必须启动全面盘点？（盘点的必要性）
我们面临的现状是：
1、历史旧账不清：二十年未彻底盘点，账面数与实物的差异已成“糊涂账”，没人能说清，也没人愿意承担。
2、管理风险巨大：
（1）资产虚高：可能早已丢失或毁损的货物，仍挂在账上，导致资产、利润虚增。
（2）决策失真：基于错误库存数据的采购和销售决策，如同“盲人摸象”。
（3）合规隐患：尤其是医疗器械行业，监管严格（GSP/飞检），存货管理混乱是严重缺陷。
（4）业财矛盾突出：业务觉得财务账不准，财务觉得业务、仓储数据不准，互相指责，内耗严重。
3、如果不通过一次权威的盘点，把历史遗留问题处理调，建立新基准，问题将永远存在，并持续产生新的损失。
因此，本次盘点绝非一次简单的体力劳动，而是一次关键的“管理手术”，目标是：
（1）摸底：确定真实的资产价值。
（2）切割：界定历史差异的责任，由各部门共同确认、共同承担。
（3）建制：为未来建立清晰、规范的定期盘点与管理制度打下基础。
第三部分：引入公证——为什么需要会计师事务所？（独立第三方的价值）
面对二十年积弊和复杂的部门责任，仅靠内部自查，结果可能缺乏公信力，容易再次陷入“谁说了算”的争论。这时，引入像我们这样的第三方会计师事务所，其核心价值在于：
1、独立性：我们与任何部门无利益关联，立场绝对中立，能确保盘点过程与结果的客观公正，不做任何偏袒。
2、专业性：我们依据国家审计准则执行监盘程序，提供科学、规范的盘点方法（如如何抽样、如何对待不合规UDI批次），确保程序的严谨有效。
3、鉴证性：我们的参与和后续可能出具的报告，是对本次盘点结果最强有力的第三方鉴证。这相当于为最终确认的数据上了一道“保险”，对内对外都更具说服力。
4、缓冲性：当各部门对差异原因和责任有分歧时，我们可以基于专业观察提供中立意见，帮助管理层决策，化解内部矛盾。
5、合规性：我们可协助确保整个盘点及后续的账务处理（如盘亏核销）符合会计准则和潜在的监管要求。
简单说，我们的角色是“裁判”和“公证员”，确保这场“接力赛”的成绩被真实、有效、公认地记录下来。
第四部分：协同作战——我们如何共同完成这次盘点？（方案概述）
在明确了“责任”、认清了“必要”、引入了“公证”之后，我们就可以进入可操作的协同方案阶段。本次全面盘点的核心原则是：总经理牵头，全员参与，责任共担，一次清零。
1、组织领导：由总经理担任总指挥，成立跨部门盘点工作组，仓储部负责具体统筹。
2、盘点范围：福建省内八个地市的全部仓库，按存货量分为重点区（福州、漳州、泉州、莆田）和一般区。
3、时间策略：总周期约16天。充分利用三个周末（流动性最小），集中火力攻克重点仓库；工作日穿插盘点其他仓库，最大限度减少对日常业务的影响。
4、人员配置：成立若干盘点小组，每组力求包含业务、仓储、财务人员及我方的审计人员（至少四人一个组），形成“业务识货、仓储找货、财务对账、审计监盘”的四人黄金组合，相互监督、相互印证。对于情况熟悉的仓库货区，可采用 “仓储+审计 ”或 “业务+审计”的精简高效模式。
5、核心流程：
（1）共同盘点：按小组、分区域进行实地清点，对UDI不合规等特殊批次，采用协商一致的应急办法（如内部贴标、称重换算）。
（2）共同确认：每一张盘点表，都必须由现场的业务、仓储、财务及审计人员四方签字，意味着对所见实物的共同认可。
（3）共同担责：盘点后汇总的差异，将由各部门负责人共同开会分析原因，共同签字确认差异结果，分摊历史管理责任。
（4）共同清理：根据共同确认的差异报告，由财务部发起，盘点涉及部门领导会签，最终由总经理审批，完成账务处理，实现“账实相符”的新起点。
总结而言，本次盘点是一次以解决历史问题为导向的、多部门协同的、有第三方公证的资产清查与管理重建行动。 它要求我们暂时放下成见，以公司利益为重，用一次彻底的“盘点”，换来未来长久的“明白。”
第五部分：针对企业提出的诉求——希望在全面盘点时显著提升工作效率，尤其是在处理UDI码相同的批次时，如何实现高效、准确的盘点？
1、唯一标识：UDI（特别是DI部分）提供了全球或国家层面的标准唯一标识，彻底取代了混乱的厂商码、医院内部码、自有编码。公司内部管理可以完全基于UDI-DI建立主数据，实现“一物一码”，从根源上杜绝因编码规则不同导致的识别错误和管理混乱。
UDI码，本身就是最权威的“合格证”和“身份证”。在入库时，扫描UDI码即可自动从国家数据库（或自建主数据库）带出品名、规格、型号、注册人等信息，无需人工核对粘贴纸质合格证，实现“货”与“电子信息”的天然合一，解决了“实物与证分离”的难题。有UDI码一定优选UDI码。
2、UDI码重复时的盘点方案：使用支持相同条码累加计数功能的专业盘点机或安装了定制APP的智能终端。盘点人员扫描第一个产品（识别UDI），随后每扫描一次相同UDI码，系统自动累加1，并实时显示当前计数。扫描过程中可通过简单手势（如翻转产品）触发计数，避免重复扫描。
（1）差异复核机制：在时间与人力允许的情况下，若系统记录数量与实际盘点数存在差异，应安排专人进行重新复盘确认，以确保数据准确。
（2）误差容忍与阶段性处理：可设定合理的误差范围（包括数量与金额阈值），若差异在可控范围内，月度或周期盘点可暂以系统库存数为准，保持业务连续。在年度全面盘点时，则必须所有数据以实际盘点结果为准，并对差异进行统一分析与调整。
（3）对于相同UDI码的高值存货，在入库时，为整批货物创建一个批次主记录，记录厂商UDI码、批号、总数量（N）。系统自动生成N个虚拟子序列号（如：UDI-BATCH-001, UDI-BATCH-002...），并打印成可撕贴的条码标签（可使用普通条码打印机）。仓库人员边清点边贴标，确保一物一码。
3、UDI码重复时的长期根本解决方案：
（1）在采购合同中加入“UDI合规性条款”，要求供应商必须为最小销售单元提供唯一UDI码，否则可拒收或要求折扣。并将“UDI唯一性”作为收货质检项，不合规批次可整批退回或要求供应商承担重新贴标费用。
（2）为严格执行国家医疗器械唯一标识（UDI）政策，确保产品流通全程可追溯，公司可以正式向各供应商发出加盖公章的《UDI合规性要求通知》，并设定明确的整改截止日期。请对方单位知悉，国家药监局飞行检查日趋严格，UDI不合规将导致供需双方共同承担法律责任与经济处罚。希望其高度重视，主动落实整改，共同保障供应链合规与产品安全。
编辑人：陈 航 林芳 张青云
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