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会计档案
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        一、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计年度终了后应对会计资料进行整理归档。具体包括:
         1.会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
         2.会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
         3.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
         4.其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

        二、会计凭证的装订:一般每月装订一次,检查凭证顺序号,检查附件有否漏缺,装订好后在每本封面上填好月份时间、起止号码、本数,在显露处标明凭证编号,以便调阅。

        三、会计账薄的装订:各种会计账薄年度结账后,除跨年使用的账薄外要按时整理立卷,封面应注明所属年度及账薄名称、编号。

        四、采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。

        五、账簿装订好以后,应贴上印花税票,并用红笔在印花税票上画两条横线,作为核销标志,以免印花税票重复使用。

        六、当年会计档案在会计年度终了后可暂由财务部门保管一年,期满后原则上应由财务部门编制清册移交本单位档案部门保管。

        七、会计档案的保管期限

         会计档案的重要程度不同,其保管期限也有所不同。

        会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
        会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

 

 企业和其他组织会计档案保管期限表

序  号

档  案  名  称

保  管期  限

备              注

会计凭证类

   

    

1

原始凭证

15年

   

2

记账凭证

15年

   

3

汇总凭证

15年

   

会计账簿类

  

  

4

总账

15年

包括日记总账

5

明细账

15年

    

6

日记账

15年

现金和银行存款日记账保管25年

7

固定资产卡片

  

固定资产投资清理后保管5年

8

辅助账簿

15年

   

财务报告类

  

包括各级主管部门汇总财务报告

9

月、季度财务报告

3年

包括文字分析

10

年度财务报告(决算)

永久

包括文字分析

其他类

  

  

11

会计移交清册

15年

  

12

会计档案保管清册

永久

    

13

会计档案销毁清册

永久

   

14

银行余额调节表

5年

   

15

银行对账单

5年

   

 

        八、实践环节-如何装订凭证和账簿

        装订就是将一札一札的会计凭证装订成册,从而方便保管和利用。装订之前,要设计一下,看一个月的记账凭证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致,不能把几张应属一份记账凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中,要做到既美观大方又便于翻阅。

        一本凭证,厚度一般以1.5一2.0厘米为宜。过薄,不利于戳立放置;过厚,不便于翻阅核查。凭证装订的各册,一般以月份为单位,每月订成一册或若于册。凭证少的单位,可以将若干个月份的凭证合并订成一册,在封皮注明本册所含的凭证月份。

        由于原始凭证往往大于记账凭证,从而折叠过多,这样一本凭证就显得中间厚,装订线的位置薄,订出的一本凭证象条鱼一样。这时可以用一些纸折成许多三角形,均匀地垫在装订线的位置。这样的装订出来的凭证就显得整齐了。装订前,要以会计凭证的左上侧为准,放齐,准备好铁锥、装订机或小手电钻,还有线绳、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸。

        动手操作如何装订。

        老师动手装订凭证和账簿,边装订边讲解,最后学员动手操作。

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