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启用与登记会计账簿
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        会计账簿由具有一定格式的账页组成。是以会计凭证为依据,全面、连续地记录一个单位的经济业务,对大量分散的数据或资料进行分类归集整理,逐步加工成有用的会计信息的工具。在形式上,会计账簿只是若干账页组合,在实质上,会计账簿是会计信息形成的重要环节,是编制会计报表的重要依据。设置与登记会计账簿,是重要的会计核算基础工作,也是会计工作秩序的晴雨表之一。

        账簿一般设置现金日记账、银行日记账、总分类账和明细分类账。现金日记账和银行日记账采用三栏式,分别作为现金、银行存款收付业务的序时记录;总分类账根据规定的一级科目设置,采用三栏式;明细分类账可根据经营管理需要,分别采用三栏式、数量金额式和多栏式。

        一、账簿的启用:

        账簿是重要的会计档案。账簿一般由封面、扉页、和账页构成的。为了确保账簿记录的规范和完整,明确记账责任,在启用账簿时,应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应附“账簿使用登记表”或者“账簿启用表”,其内容包括:启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名,并加盖人名章和单位公章。记账人员或会计人员调动工作时,应注明交接日期、接办人员和监交人员姓名,由交接双方签名或盖章。

        启用订本式账簿,对于未印制顺序号的账簿,应从第一页到最后一页顺序编定页数,不得跳页、缺号。使用活页式账页,应按账页顺序编号,并须定期装订成册。装订后再接实际使用的账页顺序编定页数,另加目录,记明每个账户的名称和页次。

        举例:取一账簿一一说明账簿的构成及如何填写。

        二、登记账簿的基本要求:

        账簿作为会计信息的主要记录工具,必须按规定的方法,依据审核无误的记账凭证进行登记。进行账簿登记,总的原则是:第一,必须经过审核的会计凭证为依据,并符合国家统一的会计制度的有关规定。第二,登记的时间要明确,总账应按本单位采用的账务处理程序及时登记;各种明细账登账的时间一般比登记总账时间短;现金日记账和银行存款日记账应随时登记。

        1、账簿登记要正确、及时。登记账簿时,将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内;登记完毕后,要在会计凭证上签名和盖章,并注明已经登账的符号(如“√”),表示已经记账,防止重记、漏记。

        2、账簿登记要清晰、整洁。账簿中书写的文字和数字上面要留适当间距,不要写满格,一般应占格长的1/2。登记账簿要用蓝黑或黑色墨水书写。不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或铅笔书写。更正错账中规定用红色墨水记账的例外,禁止刮擦、挖补、涂抹或用“消字灵”更改字迹。

        3、账簿记录要连贯。各种账簿按页次顺序连续登记,不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页,应将空行、空页划线注销,或注明“此行空白”或“此页空白”字样。并由记账人员签名或盖章。

        4、每一账页登记完毕结转下页时,应结出本页合计数及余额,写在本页最后一行和下页第一行有关栏内,并在本页的摘要栏内注明“转后页”字样,在次页的摘要栏内注明“承前页”字样。

        三、明细账的登记:

        各种明细账,要根据原始凭证、原始凭证汇总表和记账凭证每天进行登记,也可以定期(3天或者5天)登记。但债权债务明细账和财产物资明细账应当每天登记,以便随时与对方单位结算,核对库存余额。

        四、日记账的登记

        日记账根据办理完毕的收、付款凭证,随时按顺序逐笔登记,最少每天登记一次。

        1、现金日记账的登记方法:

        现金日记账通常由出纳人员根据审核后的现金收、付款凭证,逐日逐笔顺序登记。同时,由其他会计人员根据收、付款凭证,汇总登记总分类账。对于从银行提取现金的业务,由于只填制银行存款付款凭证,不填制现金收款凭证,因而现金的收入数,应根据银行存款付款凭证登记。每日收付款项逐笔登记完毕后,应分别计算现金收入和支出的合计数及账面的结余额,并将现金日记账的账面余额与库存现金实存数相核对,借以检查每日现金收、支和结存情况。

        2、银行存款日记账的登记方法:

        银行存款日记账通常也是由出纳员根据审核后的有关银行存款收、付款凭证,逐日逐笔顺序登记的。登记银行存款日记账的总的要求是:银行存款日记账由出纳人员专门负责登记,登记时必须做到反映经济业务的内容完整,登记账目及时,凭证齐全,账证相符,数字真实、准确,书写工整,摘要清楚明了,便于查阅,不重记,不漏记,不错记,按期结算,不拖延积压,按规定方法更正错账,从而使账目既能明确经济责任,又清晰美观。

        1、根据复核无误的银行存款收、付款记账凭证登记账簿。

        2、所记载的经济业务内容必须同记账凭证相一致,不得随便增减。

        3、要按经济业务发生的顺序逐笔登记账簿。

        4、必须连续登记,不得跳行、融页,不得随便更换账页和撕扯账页。

        5、文字和数字必须整洁清晰,准确无误。

        6、使用钢笔,以蓝、黑色墨水书写,不得使用圆珠笔(银行复写账簿除外)或铅笔书写。

        7、每一账页记完后,必须按规定转页。方法同现金日记账。

        8、每月月末必须按规定结账。

        举例:某公司2007年12月初银行存款日记账期初余额为420000元,12月份发生如下经济业务 。

        1)12月1日,公司向银行存入汇票存款100000元,凭证号为银付001号,其会计分录为,

        借:  其他货币资金—银行汇票    100000

             贷:  银行存款              100000

        2)12月5日,提现42000元用于发放工资,凭证号为银付002号,其会计分录为,

        借 : 库存现金         42000

             贷 : 银行存款     420001

        3)12月9日,收到某公司转账支票一张,价值600000元,归还应收账款,凭证号为银收字001号,其会计分录为,

        借 : 银行存款        600000

            贷:  应收账款    600000

        4)12月31日,收到子公司分得税后利润240000元,凭证号为银收字002号,其会计分录为,

        借 : 银行存款     240000

            贷:  投资收益 240000

        现根据以上经济业务登记银行存款日记账。

        五、登记错误的更正:

        填制会计凭证或登记账簿发生的差错,一经查找出就应立即更正。由于差错性质不同,发现的时间有先有后,所以采用的更正方法也有所不同。现将通常更正错误的几种主要方法介绍如下:

        1、划线更正法。在填制凭证、登记账簿过程中,如发现文字或数字记错时,可采用划线更正法进行更正。即先在错误的文字数字上划一红线,然后在划线上方填写正确的记录。在划线时,如果是文字错误,可只划销错误部分;如果是数字上错误,应将全部数字划销,不得只划销错误数字。划销时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认。更正后,经办人应在划线的一端盖章,以示负责。

        2、红字更正法。在记账以后,如果在当年内发现记账凭证所记的科目或金额有错时,可以采用红字更正法进行更正。所谓红字更正法,即先用红字填制一张与原错误完全相同的记账凭证,据以用红字登记入账,冲销原来的错误记录;同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证,注明“订正**年*月*日*号凭证”,据以登记入账,这样就把原来的差错更正过来。应用红字更正法是为了正确反映账簿中的发生额和科目对应关系。

        3、补充登记法。

        在记账以后,发现记账凭证填写的金额小于实际金额时,可采用补充登记法进行更正。更正时,可将少记数额填制一张记账凭证补充登记入账,并在摘要栏注明“补充**年*月*日*号凭证少记金额”。

        举例说明每一更正法。

        一、实践演示操作

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